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“A matemática parece ser uma faculdade da mente humana destinada
a suplementar a brevidade da vida e a imperfeição dos sentidos.”
Joseph Fourier

Nos dias de hoje é moda falar de planejamento, controle e gestão, mas desde as épocas mais remotas o homem toma decisões e controla seus negócios, ainda que com métodos não propriamente científicos. Os antigos navegadores se orientavam pelas estrelas, com auxílio de instrumentos rudimentares. Nas noites em que as estrelas não eram visíveis, deviam confiar essencialmente na própria experiência.

As sociedades de advogados não podem se dar o luxo de tomar decisões financeiras somente pelo instinto dos sócios. É necessário o auxílio de objetivos e novas informações nos quais possam nortear suas decisões. Portanto, torna-se imprescindível o gerenciamento dos recursos necessários para permitir sua realização.

Se hoje você pedir para o gerente financeiro do seu escritório apresentar um orçamento gerencial para análise de tomada de decisão sobre os rumos do escritório para 2008/2009, o que ele iria levar para a reunião?

Na prática, fica evidenciada a importância desse procedimento. Os sócios poderão perceber que realmente o processo do planejamento financeiro é essencial, e que atende as reais necessidades de informações financeiras, quanto ao poder de visibilidade orçamentária através do fluxo de caixa, do demonstrativo de resultados financeiros e do balanço patrimonial em todo processo de planejamento e decisão.

Gerar riqueza, oferecer lucratividade com rentabilidade e retorno sobre todo investimento realizado no escritório, é o grande objetivo do processo orçamentário, o fundamental é estabelecer um padrão com tipo de controle que o gestor terá que ter em mãos para um gerenciamento eficaz e que gere resultados positivos.

A gestão financeira do seu escritório, assim como a de qualquer outra empresa, é condicionada a fatores internos e externos que fogem do controle do gestor. Alguns exemplos desses fatores são as receitas do escritório que são inerentes aos pagamentos dos honorários advocatícios pelos nossos clientes, Pessoas Física e Pessoas Jurídicas, que por sua vez dependem também dos pagamentos dos seus respectivos clientes, atrelados aos compromissos assumidos pelo escritório que devem ser liquidados no período.

Somente um trabalho eficiente, conjugado a uma política de cobrança de honorários eficaz pode oferecer segurança para conquistar os resultados esperados e que seja desenvolvido por toda a máquina operacional (trabalho em conjunto) do escritório. O orçamento irá dizer aos sócios de que forma a máquina está se comportando, onde está tendo problema, onde deve ser injetada mais gasolina, ou ainda, onde se deve mexer para capitalizar e reinvestir.

A visão analítica dentro da peça orçamentária vai exigir do profissional que trabalha com as finanças do escritório uma atenção redobrada, pois os rumos a serem traçados pelos sócios vão depender muito da competência do gestor financeiro, é ele quem tem competência para dizer como a máquina está se comportando, mais ninguém.

Em outras palavras o segredo é, saber o que controlar, como controlar, quando controlar e quando analisar os números com os sócios para traçar metas e apontar resultados para a firma. Quero lembrar que uma das maiores preocupações do gestor financeiro é otimizar os custos e maximizar a riqueza dos sócios.

Reflita comigo neste exemplo. A escuderia FERRARI, é se não a maior, uma das maiores equipes da Fórmula 1 na atualidade, pois bem, temos o diretor da equipe (sócios), os engenheiros (equipe jurídica e administrativa) e o carro (serviço prestado) com todo o conhecimento aplicado. Pergunto o que seria necessário para a Ferrari ganhar o campeonato mundial de construtores, o carro atingir 350 km/h no final de uma reta e o piloto se consagrar campeão do mundo?

O planejamento e o controle carregam o resultado e o sonho financeiro de muitos sócios. Imagine você que tipo de resultado o escritório alcançaria se os recursos fossem aplicados de maneira informal e aleatória, sem técnica e sem qualquer controle ou planejamento.

Portanto, o sucesso de quaisquer ações empregadas pelo escritório, seja ela individual ou coletiva, tem mais probabilidade de êxito quando ela é refletida dentro de uma peça orçamentária no momento da sua análise e projetada o efeito disso na vida financeira do escritório.

Os quatro fatores de desempenho inerentes aos objetivos de controle do orçamento são:

I. Pessoas
a) evolução de competências da equipe jurídica e administrativa;
b) infra-estrutura;
c) tecnologia;
d) ambiente de trabalho;
e) recursos materiais;
f) cultura organizacional;
g) clima estratégico.

II. Procedimentos internos
h) inovação – desenvolvimento de novas teses jurídicas, produção intelectual e novos mecanismos de gestão dos serviços jurídicos;
i)  retenção de talentos – quanto custa?;
j)  produção – análise sobre as vendas dos serviços (honorários, forma, prazo);
k) atendimento ao cliente – assistência, consultoria, fidelidade;

III. Clientes
l) mensurar a participação do escritório dentro da área (segmento) de atuação;
m) retenção dos clientes, fidelização;
n) análise para potenciais clientes, relacionamento;
o) rentabilidade gerada pelos clientes;
p) qualidade do serviço prestado;
q) imagem e reputação do escritório.

IV. Finanças
r) relação com o lucro;
s) com o crescimento sustentável da banca;
t) com a receita de honorários;
u) com a gerencia dos custos;
v) qualidade na produtividade da equipe;
w) análise e utilização dos ativos;
x) e com a estratégia de investimentos.

O orçamento é um dos melhores métodos de controle financeiro que eu conheço, é uma ferramenta que orienta o sócio a olhar seu escritório lá na frente, colocando-se em uma posição adiantada em relação aos concorrentes, tanto para tomar as decisões financeiras como para visualizar oportunidades que aparecerão.

Trabalhar com a peça orçamentária permitirá ao gestor compreender a dimensão da gestão financeira do escritório. É por meio da peça orçamentária que os sócios irão formalizar e sistematizar as contas no fechamento do mês, pautado nas metas e no planejamento financeiro.

Ela dará liberdade ao gestor para enxergar e controlar o desempenho financeiro e econômico do escritório, realizando uma comparação das atividades e operações orçadas com as realizadas.

Para o escritório, o orçamento pode representar uma atuação mais forte administrativamente, oferecendo suporte financeiro essencial para equilibrar os ativos e passivos da firma.

Adnilson Hipólito é administrador de Empresas pela PUC/PR. Pós graduando – MBA Executivo em Gestão Financeira, Auditoria e Controladoria pela FGV/ISAE-PR. GBA em Gerenciamento por Projetos pela FGV/ISAE-PR. Experiência como gestor em escritório de advocacia. Articulista em finanças na advocacia. É consultor da Selem, Bertozzi & Consultores Associados.

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